Risikomanagement in der Beschaffung – nur was für große Unternehmen?

Risiken in der Beschaffung gab es schon immer, Risikomanagement ist kein neues Thema. Voll auf „Risiko“ setzen – das ist im Spiel erlaubt, doch Unternehmer und Einkäufer dürfen es nicht. Die Corona-Krise hat Lücken im Risikomanagement von Unternehmen und abstrakte Risiken in der Beschaffung konkret merk- und fühlbar gemacht.

Klar ist: man kann sich auch mit dem besten Risikomanagement nie gegen alles wappnen, was passiert und passieren wird. Genau so klar ist: wenn Firmen ein Risiko erst erkennen, wenn es eintritt, ist es zu spät. In diesem Moment kann man nur noch reagieren, statt proaktiv zu gestalten. Die letzten zwei Jahre haben hier bei vielen Unternehmen schon zu einem Umdenken geführt. Betrachten Sie Ihre Lieferanten und Supply Chains – systematisch und zahlenbasiert. Visualisieren Sie gegebene und zukünftige Risiken, machen Sie Risiken messbar!

Alan Kay, IT-Pionier sagte:

“Die Zukunft kann man am besten voraussagen, wenn man sie selbst gestaltet.”

Risikomanagement ist nicht nur etwas, das große Unternehmen mit Konzern-Stabsabteilungen und hunderten Mio. EUR Beschaffungsvolumen angeht –

Beschaffungsrisiken sind keine Frage der Unternehmensgröße. Wichtig gerade für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sind in erster Linie effiziente, pragmatische Vorgehensweisen, die aber trotzdem in der Lage sind, Risiken schnell und wirksam zu erfassen und reduzieren.

Auch bei KMU funktioniert richtig gemachtes Risikomanagement; dieses kann schnell und systematisch – bei vertretbarem Aufwand – die Risikopositionen in Ihrem Beschaffungsnetzwerk identifizieren und durch geeignete Gegenmaßnahmen nachhaltig reduzieren.

Beschaffungsrisiken effizient beherrschen – wie geht man vor?

Generell lässt sich das Vorgehen zum Risikomanagement in drei aufeinander aufbauende Schritte einteilen:

in eine vorgelagerte Transparenzphase,
die Risikobewertung und
die anschließende Risikoreduktion und -monitoring.

Schritt 1: Risiken systematisch identifizieren

Kennen Sie die Risikopositionen in Ihrem Beschaffungsnetzwerk? Klar, einheitlich transparent und vor allem auf einer mitarbeiterübergreifend einheitlichen Skala? Oder verlassen Sie sich mehr auf das untrügliche Bauchgefühl, das man als erfahrener Einkäufer mitbringt?

Bauchgefühl und Erfahrung sind gute und wichtige Vorteile für jeden erfahrenen Einkäufer. Nachteil: Bauchgefühl ist nicht einheitlich und vor allem sehr schlecht geeignet für eine optimale Kommunikation mit anderen Abteilungen. Kommunikation mit anderen Abteilungen wird immer dann extrem wichtig, wenn Maßnahmen zur Risikoreduktion – wie so oft – auch Zeit und Arbeit in diesen anderen Abteilungen brauchen. Deshalb hat sich auch für Ihr Risikomanagement in der Praxis schon oft die alte Weisheit bewahrheitet, dass Sie nur das verbessern werden, was Sie auch transparent messen und darstellen können.

Vielfältige Risikoquellen – mit Portfoliotechnik die Ausgangssituation klar visualisieren

Risiken in Ihrer Beschaffung sind abhängig von vielen unterschiedlichen Faktoren:

Eigenschaften der Beschaffungsgüter, z.B. technische Komplexität, Varianz, Spezifität, logistische Anforderungen,
Beschaffungsmärkte/Regionen/Branchen,
Komplexität, Länge und Spezifität der Logistikkette und natürlich auch:
ganz dominant von Ihren Lieferanten und deren Leistungsfähigkeit/Entwicklungspotenzial/Finanzlage, ..

Wie kann man hier schnell und transparent visualisiert den Überblick bekommen? Eine seit Jahren in hunderten Projekten bewährte Technik zur Analyse und Darstellung von Risiken in der Beschaffung ist die Portfoliotechnik. Benefit und große Vorteile sind unter anderem:

erst durch die parallele Betrachtung von Eigenschaften der Beschaffungsgüter und der Lieferanten können Sie die tatsächliche Risikoexposition realistisch einschätzen.
Klare Visualisierung im Portfolio durch Ampelsystematik.
Sehr gute Unterstützung für strategische Einkäufer, Einkaufsleitung bei der Gestaltung von optimalen Beschaffungsstrategien und Maßnahmen zur Risiko-Reduktion.

In vielen Projekten hat sich auch immer wieder herausgestellt, dass die Portfolios auch eine herausragende Rolle in der internen Kommunikation mit anderen Abteilungen wie z.B. Forschung/Entwicklung oder auch zur Geschäftsführung sind.

Schritt 2: Risiken bewerten

Identifizierte Risiko-Positionen werden im zweiten Schritt bewertet, das Risiko-Ausmaß in konkreten Messgrößen dargestellt. Unser Tipp: bewerten Sie mögliche Risiken am besten in der Einheit EUR. So schaffen Sie eine argumentative Basis, um richtige, wirtschaftliche Maßnahmen zur Risikoreduktion umzusetzen. Ermöglichen und unterstützen Sie so vor allem auch die Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen wie Steuerung, FuE, AV – Risikoreduktion ist Teamarbeit, nicht alleine Einkaufsaufgabe. Klare Praxiserkenntnis: wenn Sie für die Umsetzung von Maßnahmen zur Risikoreduktion – nehmen wir z.B. Entfeinerung von Materialspezifikationen – andere Abteilungen wie die FuE brauchen, dann müssen Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben: klar als auch einfach visualisiert darstellen können, welche Risken und welche potenziellen Ausfallkosten drohen.

Vor allem für explizite Risikopositionen ist es oft notwendig und zielführend, tiefer in die Supply Chain einzutauchen – so weit wie sinnvoll umsetzbar – eine höhere Transparenz bis in die Tier-n-Stufen hinein herzustellen. Supply Chains für kritische Bottleneck-Materialien zu kennen schafft Transparenz, um das Risiko von Lieferausfällen besser abschätzen zu können. Über die Stufen hinweg abgestimmte Strategien zur Risikoreduktion, z.B. Aufbau von Sicherheitsbeständen, sind immer deutlich wirksamer, vollständiger und rentabler im Vergleich zu isolierten, nicht koordinierten Maßnahmen.

Schritt 3: Risiken reduzieren und monitoren

Jetzt können Sie auf Basis dieser Ergebnisse schnell wirksame und v.a. auch rentable Maßnahmen zur Reduktion von Risiken ableiten. Ihr Vorteil: bestehende Risiken sind transparent, potenzielle Risikokosten sind evaluiert – damit können Sie klare Prioritäten setzen und auch notwendige Mehrkosten/Mehraufwände argumentieren.

Für jede Materialgruppe kann man eigenständige Risikoszenarien erstellen und in Workshops mit den strategischen Einkäufern und anderen Bereichen wie Disposition, Logistik, FuE, … Strategien und Maßnahmen mit Zielterminen definieren:

Strategien und Ansatzpunkte zur Risikoreduktion sind vielfältig:
„Klassische“ beschaffungsseitige Maßnahmen im Lead der Einkaufsbereiche sind z.B.

intensive Beschaffungsmarkforschung mit dem Ziel zusätzliche Lieferanten zu erschließen,
Aufbau Second Source Beschaffungsquellen für kritische Kern- und Bottleneckmaterialien,
Absichern bestehender Beschaffungsquellen z.B. durch Lieferantenauditierung/ -qualifikation und
natürlich der Aufbau von Sicherheitsbeständen im Haus oder bei Lieferanten.

Wir haben die Risiken in unserer Supply Chain deutlich und vor allem Kosten-Nutzen-optimal reduziert.

Leiter strategischer Einkauf, Unternehmen mit 950 Mitarbeitern

Risikoreduktion ist Teamarbeit!

Ganz oft gilt dabei: Risikoreduktion ist Teamarbeit! Die Hoheit zur Darstellung, Überwachung und Reduktion der Beschaffungsrisiken liegt klar im Einkaufsbereich, aber sehr oft können die Einkaufsbereiche allein nicht die notwendigen Maßnahmen umsetzen. Beispiele:

Für den Aufbau einer Second Source müssen in der FuE zuerst noch alle Zeichnungen überarbeitet werden (der bestehende Lieferant macht die Teile seit Jahren und weiß, was gemeint ist, aber für neue Lieferanten sind die Vorgaben nicht ausreichend).
Für den sinnvollen Aufbau von zusätzlichen Sicherheitsbeständen muss die Logistik Lagefläche organisieren. Der Mehraufwand durch Lagerkosten, Personalkosten, etc. läuft auf das Budget der Logistik.
Aufbau zusätzlicher Lieferanten als Second Source ist gar nicht möglich, weil die Spezifikationen aus der FuE so designt sind, dass weltweit nur noch ein Lieferant in Frage kommt. Der Lead Buyer der Warengruppe weiß von seiner vorherigen Arbeitsstelle, dass für diese Materialien mindesten 5 andere qualifizierte Lieferanten in Europa in Frage kommen …

Praxiserfahrung: es zahlt sich aus, andere notwendige Bereiche frühzeitig zu integrieren, z.B. in Form von abteilungsübergreifenden Workshops, Materialgruppen-Beschaffungsstrategie.
Besprechen Sie mit Mitarbeitern dieser Bereiche die Ausgangssituation anhand der Materialgruppen-Portfolios, stellen Sie dar welche Risikopositionen in der Beschaffung lauern und besprechen Sie zu einem frühzeitigen Zeitpunkt im Prozess welche Strategien und Maßnahmen in Frage kommen.
Die klare Transparenz der Portfolio-Darstellung schafft ein gemeinsames Verständnis der Ausgangssituation und vor allem der Handlungsnotwendigkeiten. Diese war schon oft ein Erfolgsfaktor dafür, dass Dinge bewegt wurden, die vorher in 10 Jahren nicht verändert werden konnten.

Umsetzung und Risiko monitoren

Um hohes Momentum und Schlagkraft bei der Umsetzung beizubehalten haben sich abteilungsübergreifende Projektorganisationen mit regelmäßigen wöchentlichen Arbeits-Meetings und z.B. monatlichen Lenkungskreisen bewährt. Ziele und schon erreichte Veränderungen können dabei in Vorher-Nachher-Darstellungen der Portfolios Entscheider gerecht zusammengefasst dargestellt werden.

Wirksames und effektives Risikomanagement ist keine Einmal-Aktion: während das Umsetzungsprojekt nur über eine bestimmte Zeitdauer läuft, also einen Endtermin hat, ist das Risikomanagement ein fortwährender, kontinuierlicher Prozess: Das Risikomanagement wird als integraler Bestandteil in das kontinuierliche Materialgruppen- / und Lieferantenmanagement eingebettet. Auf Basis der Portfolios werden rollierend, z.B. im jährlichen Turnus, Beschaffungsstrategien und Maßnahmen zur Umsetzung fortgeschrieben. Die Analyse und Reduktion von Risiken ist ein voll integrierter Bestandteil dieses Prozesses. Zusätzlich werden je nach Portfoliofeld ergänzend auch Kennzahlen/Maßnahmen wie z.B. eine laufende Lieferantenauditierung definiert, um den Status relevanter Risikopositionen im Auge zu behalten und kontinuierlich zu überwachen. Der Vorteil des Portfoliomanagements ist dabei: diese Maßnahmen, die Zeit und Aufwand kosten, können ganz gezielt für „rote Felder“ des Portfolios definiert werden. Das sichert Effizienz und Akzeptanz der Maßnahmen.

Fazit

Risikomanagement in der Beschaffung ist nicht nur etwas für große, sondern auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Hiermit können Sie rentable Maßnahmen zur Reduktion von Risiken ableiten, Transparenz schaffen und Ihr Risikobewusstsein erhöhen. Sie benötigen hierbei Unterstützung? Wir beraten Sie gerne: